處理行政事務(wù)

課程背景：
隨著企業(yè)管理水平的要求不斷提升，對行政管理人員的專業(yè)素質(zhì)要求越來越高。 經(jīng)常聽到一些企業(yè)高層抱怨手下的行政管理者還只是一個“高級勤雜工”的角色，經(jīng)常埋頭處理一些瑣碎的事務(wù)，但從沒有系統(tǒng)地全方位處理行政管理工作； 同時也有不少的行政管理人士感慨，自己整體忙得天昏地暗，卻不但得不到老板、同事的肯定及認(rèn)同，還常常因夾在管理層及基層而被投訴、抱怨，不知道該如何有效率地處理行政事務(wù)，而且感覺也沒有專門的培訓(xùn)來增加自己相應(yīng)的專業(yè)技能。
為了使行政管理人員有機會快速地全方位提升專業(yè)水平，特地開發(fā)了這個工作坊，相信各位在職行政管理工作的人士有一個全方位的認(rèn)知，并從多個角度提升自己的專業(yè)水平。

課程收益：
提高基行政工作能力，逐步成為合格的企業(yè)管理層
掌握行政管理中的各種技巧，提升行政風(fēng)險管理技能
運用專業(yè)的測評工具，了解自己的行為風(fēng)格并掌握針對性的改善方法
學(xué)會快速判斷其它人行為風(fēng)格并與之有效溝通的技巧，提升辦事效率

課程大綱：
單元一、 秘書/助理的角色認(rèn)知
秘書/助理職能
初級秘書/助理：事務(wù)性文員
中級秘書/助理：事務(wù)性文員＋輔助管理
高級秘書/助理：獨立管理＋事務(wù)處理
怎樣清晰自己的崗位職責(zé)――學(xué)會編寫崗位說明書
優(yōu)秀秘書與一般秘書的能力差異
秘書助理的職業(yè)形象?——合宜的裝扮及姿態(tài)舉止
秘書/助理的職業(yè)生涯規(guī)劃
關(guān)鍵的三個觀念轉(zhuǎn)變——銷售意識、產(chǎn)品化、細(xì)節(jié)

單元二、 提升秘書/助理的溝通技巧
老板/同事心目中坐標(biāo)系――什么是五星級秘書/助理/行政人員
溝通的本質(zhì)和過程是什么
為什么總是有溝通障礙——溝通的喬哈里視窗和溝通漏斗
認(rèn)識你的溝通對象——PDP技術(shù)和NLP技術(shù)
學(xué)會管理你的上司——四項限和5W1H工具的使用
小游戲：聽懂經(jīng)理的話了嗎？
跟上級溝通的原則
如何在特殊情況下對上及對下溝通——沖突、小報告、越級指揮、談判等

單元三、 辦公室的5S管理
5S的涵義
怎樣做好辦公室的整理工作
怎樣做好辦公室的整頓工作
怎樣做好辦公室的清潔工作
怎樣做好辦公室的清掃工作
推動變革的注意事項和操作方法

單元四、會議管理
成功會議的5個特點
會議管理的兩個“三三三”法則
會議時間安排的技巧
會前準(zhǔn)備——會議議題的收集和安排
會中協(xié)助?——如何主持會議：開場白、會中異常情況的靈活應(yīng)對
會后整理——如何做會議紀(jì)要及會議決議的跟進(jìn)工作
練習(xí)：如何組織一場討論會議

單元五、時間管理和計劃管理
時間管理的五個原則和三個工具
PDCA工具在制定計劃時的靈活使用
確定SMAC的目標(biāo)，制定工作計劃
怎樣做年度/月度/周度工作計劃，提供樣表
出差日程的安排?——案例分享：國內(nèi)出差及國外出差的日程安排

單元六、事物性項目性工作的組織管理
事務(wù)工作有哪些
學(xué)會列事務(wù)清單
沙盤演練：怎樣組織一場周年慶典大會
用項目手冊管理工作
事務(wù)性項目工作組織的12字口訣
制作項目手冊的方法
案例分享
哪些現(xiàn)代化的辦公軟件你要熟練使用

單元七、文檔管理
文檔管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范
文檔分類的工作規(guī)范
文檔存儲的工作規(guī)范
文檔查閱的工作規(guī)范
文檔分裝的工作規(guī)范
文檔銷毀的工作規(guī)范
文檔保密的工作規(guī)范

單元八、企業(yè)秘書與助理禮儀常識
接待禮儀
辦公室儀禮
電話禮儀與應(yīng)對技巧

單元九、商務(wù)公文寫作
商務(wù)公文寫作的概念及公文的要素
公文寫作的步驟
確定目標(biāo)
確定文章的正式程度
決定文章的風(fēng)格
選擇文章的層次結(jié)構(gòu)
列大綱——案例分享及練習(xí)：通知/報告/總結(jié)三種具體文體的大綱如何寫
撰寫初稿
常用公文寫作及公文格式要素范例
通知
報告
請示
批復(fù)
會議紀(jì)要
邀請信

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