如何能讓自己在多項(xiàng)目的管理中更加有效率?更加有掌控力?更加有品質(zhì)?我分享三個(gè)簡(jiǎn)單的方法，用omni focus舉例(其實(shí)Doit.im也是一樣用法)。

批次處理應(yīng)該是最實(shí)用的提高效率的方式 ，舉例：

把需要電話解決的事情，比如說(shuō)5件，列在一起，然后一次性全部打出去，比把5個(gè)電話分散到上午打2通、下午打3通，效率要高，為什么呢?

因?yàn)檫@樣合并了每次打電話的啟動(dòng)成本和結(jié)束成本 ，不知道你有沒(méi)有這樣的體驗(yàn)：

1、打電話前除了準(zhǔn)備好要說(shuō)的內(nèi)容，還要準(zhǔn)備好打電話情緒和狀態(tài)(從工作的煩躁?duì)顟B(tài)切換到跟客戶打電話的熱情飽滿狀態(tài))。

2、要把當(dāng)前的工作放下，去打電話，然后再切換回剛才的工作，這也是非常大的成本，有的時(shí)候狀態(tài)很難再切換回去，掛掉電話之后就不想再寫剛剛開了頭的文檔了。

所以，批次處理就是讓你一趟地鐵直達(dá)，而不是換五趟地鐵才到， 這樣一來(lái)，效率自然提升不少。

接下來(lái)的問(wèn)題是，如何在多項(xiàng)目管理中盡量多的用批次處理的方法搞定行動(dòng)，推動(dòng)項(xiàng)目，分3步：

第1步：設(shè)置你最常用到的情境

情境不需要設(shè)置太多，5個(gè)以內(nèi)就ok ，否則自己會(huì)比較容易忘掉，可以設(shè)置情境的忘了設(shè)置情境，那么你將對(duì)整個(gè)情境產(chǎn)生不信任的感覺(jué)，所以寧愿一開始的時(shí)候少一點(diǎn)，但是一旦符合條件的行動(dòng)，就必須加入情境。

情境有三個(gè)：

1、phone：需要通過(guò)電話解決的事情。

2、Going out：需要外出解決的事情，比如說(shuō)，三個(gè)項(xiàng)目都有需要外出解決的事情，有的是跑合同，有的是買材料，有的是拜訪客戶，那么當(dāng)你今天必須要出門的時(shí)候，不如就把今天定為“外出日”，列出所有需要外出解決的事情，出一趟門，全部搞定!

3、Waiting：授權(quán)出去后需要等待回復(fù)的行動(dòng)，我都會(huì)加上這個(gè)情境，我猜你一定在授權(quán)出去的行動(dòng)上加了時(shí)間底線對(duì)吧?所以你覺(jué)得時(shí)間底線到了，你再去催他，不就ok了~我以前就是這么做的，但后來(lái)發(fā)現(xiàn)到了時(shí)間底線那一天去催他的時(shí)候才發(fā)現(xiàn)，他完全會(huì)錯(cuò)了意，搞錯(cuò)了方向，于是不得不重新來(lái)過(guò)，所以后來(lái)我打算主動(dòng)一點(diǎn)，有空的時(shí)候就用這個(gè)情境把所有授權(quán)出去的事情列出來(lái)，看看哪個(gè)不是很有把握，就主動(dòng)溝通一下，有人說(shuō)，在公司里，良好的溝通是高效的基礎(chǔ)，我蠻認(rèn)同的。

第2步：錄入行動(dòng)時(shí)加入情境屬性

這個(gè)操作很簡(jiǎn)單，養(yǎng)成習(xí)慣需要一段時(shí)間，關(guān)鍵是你要知道你的情境都是什么，還有它們之間的界限在哪里 ，比如@phone和@XX客戶，它們之間的界限就不清晰，如果有一個(gè)行動(dòng)是給XX客戶打電話，你就不得不二選其一，情境應(yīng)該是分類，而不是標(biāo)簽，大多數(shù)的軟件也是這樣設(shè)計(jì)的。

omni focus里面很方便，快捷鍵彈出收集窗口，用鍵盤錄入行動(dòng)，用tab和向下箭頭可以選擇項(xiàng)目和情境，全鍵盤操作很舒服。

第3步：篩選出符合情境的行動(dòng)

這一步就很簡(jiǎn)單了，覺(jué)察你現(xiàn)在處在哪個(gè)情境下，打開軟件看看有什么是現(xiàn)在可以做的，讓大腦用來(lái)思考和決策，讓電腦來(lái)提供資料和訊息 。

你根本不用關(guān)心這些行動(dòng)屬于哪個(gè)項(xiàng)目，你只要知道，將他們批次處理完，你相關(guān)的項(xiàng)目都向前推進(jìn)了一點(diǎn)點(diǎn)~不怕慢，就怕站，這種“推進(jìn)一點(diǎn)點(diǎn)”的感覺(jué)也是蠻好的。

通過(guò)增加鳥瞰視角，增強(qiáng)掌控力

對(duì)于剛剛工作不久的人，大多會(huì)收到這樣的建議：每天下班前，回顧這一天都做了些什么，明天上班后，第一件事就是規(guī)劃一下當(dāng)天的行動(dòng)，選出最重要的事情先做……

這很好，對(duì)“執(zhí)行者”比較有立竿見影的效果

對(duì)于同時(shí)對(duì)多個(gè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)的人來(lái)說(shuō)，增強(qiáng)掌控力還需要從更高的視角去總覽全局，至少要觀察和思考到一周內(nèi)的行動(dòng)，這個(gè)視角稱為鳥瞰(Bird View)。

鳥瞰分為兩部分：

1、行事歷上的約會(huì)

2、即將截止的行動(dòng)

omni focus里面有個(gè)“預(yù)測(cè)”功能就是鳥瞰視角(其他軟件也有類似的)。

下一周所有的約會(huì)和即將截止的事情都一目了然，怎么樣?是不是更有掌控感了呢?(或者焦慮也說(shuō)不定，：P)

通過(guò)每周回顧，增加項(xiàng)目品質(zhì)

平時(shí)在公司里像打仗一樣的工作，所有的事情和思路都是碎片化的，因此更多的是迅速?zèng)Q策和行動(dòng)，結(jié)果我猜是“這件事讓A去做和讓B去做，得到的結(jié)果差不多~”

就拿做新員工培訓(xùn)來(lái)說(shuō)，如何讓這個(gè)項(xiàng)目更加有品質(zhì)?

光埋頭做事很難提高品質(zhì)，在梳理了整個(gè)項(xiàng)目之后，或許會(huì)有提高品質(zhì)的辦法出現(xiàn)。

回顧的方法是：

1、梳理全部計(jì)劃。

2、問(wèn)自己?jiǎn)栴}

建議一個(gè)項(xiàng)目回顧結(jié)束之后，再到下一個(gè)項(xiàng)目。

現(xiàn)在做的任何事都會(huì)影響到未來(lái)，如果在錄入或者分解任務(wù)不夠到位的話，現(xiàn)在回顧和梳理起來(lái)就會(huì)比較吃力~

梳理完全部計(jì)劃之后問(wèn)自己三個(gè)問(wèn)題：

1、有哪些地方還可以授權(quán)?

2、下周我要重點(diǎn)關(guān)注什么?

3、做這件事除了現(xiàn)在的方法，有沒(méi)有更好的?

我聽說(shuō)有些科學(xué)家和作家、藝術(shù)家，都有在睡夢(mèng)中獲得靈感的經(jīng)歷，他們認(rèn)為沉浸在現(xiàn)狀中，然后帶著問(wèn)題入睡，就有可能從潛意識(shí)中找到答案!《暗時(shí)間》作者劉未鵬把這個(gè)稱作“思維的慣性”(我的微博上大家也都說(shuō)自己有這樣的體驗(yàn))。

感覺(jué)和上面提到的“回顧提高品質(zhì)”有點(diǎn)異曲同工之妙，不妨試試吧。

結(jié)語(yǔ)：

人生其實(shí)就是一個(gè)大項(xiàng)目，人人都是產(chǎn)品經(jīng)理，都在解決5個(gè)W(Who、What、When、Where、Why)和一個(gè)H(How)的問(wèn)題

作者：李悅敏，*項(xiàng)目管理、研發(fā)管理專家、項(xiàng)目管理、研發(fā)管理培訓(xùn)師

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