如何創(chuàng)意年會組織形式？
隨著領(lǐng)導(dǎo)規(guī)定 “不能鋪張浪費”和時下流行的“光盤行動”，類似這些強勁的好習(xí)慣，似乎也影響到了公司領(lǐng)導(dǎo)，在例行的今年年會籌備會上，領(lǐng)導(dǎo)就明確要求，要讓員工玩開心、把錢要用到刀刃上，絕不能浪費。在這一指導(dǎo)思想的影響下，今年年會應(yīng)當(dāng)會有一些創(chuàng)意與設(shè)想了。
1、去年年會簡單回顧。
由于去年公司整體效益不是太好，在年會組織上，主要分成總部與各分部分別進行，而且準(zhǔn)備時間比較短、有些倉促。在總部年會上，主要以領(lǐng)導(dǎo)講話、總結(jié)計劃、晚會、抽獎、發(fā)獎、游戲等傳統(tǒng)節(jié)目為主，雖然整體上領(lǐng)導(dǎo)和員工還比較滿意，但確實缺乏創(chuàng)新，顯得比較平淡；在各環(huán)節(jié)聯(lián)系上，還存在不夠順暢、主持人掌握現(xiàn)場氣氛略顯經(jīng)驗不足；在一些細節(jié)上（如音響、燈光、舞臺設(shè)置等）做得不夠，影響整體娛樂效果；年會沒有很好突出宣導(dǎo)公司企業(yè)文化方面的內(nèi)容（其實可以在表演節(jié)目的背景墻上可以思考的）；在經(jīng)費上，雖然沒有超過預(yù)算，但整體獲獎、抽獎比例略顯少；在入場退場時，略顯無序與混亂，未展示公司良好形象；對公司現(xiàn)場服務(wù)人員的鼓勵金發(fā)放上略顯少，有一些抱怨。綜合以上情況，在對待今年年會時，我們就有了一些新的想法和打算。
2、今年年會設(shè)想計劃。
在去年年會的總結(jié)會上，公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門和骨干員工紛紛提出了自己的意見或建議，為更好辦好今年年會，我們做了如下工作：
（1） 完善年會組織管理辦法。去年年會結(jié)束放完春節(jié)長假回到公司后，HR部門就組織各部門召開了年會總結(jié)會，在聽取各方面意見后，HR部門修改完善了公司年會制度，特別規(guī)定了在春節(jié)到來3個月時開始召開年會籌備會，明確年會經(jīng)費預(yù)算，成立年會組委會。這從時間上、經(jīng)費上保證了年會的成功舉辦。
（2） 今年年會籌備會的召開。上月底我們就組織召開了今年年會的籌備會，還是如去年一樣總部與各分部分別舉行，時間上以盡量少影響正常工作的開展，不提倡總部領(lǐng)導(dǎo)參加分部年會。會上成立了各個組委會，各組委會分設(shè)協(xié)調(diào)組、現(xiàn)場組、節(jié)目組、道具組、后勤組等；在總部近500人的規(guī)劃上，計劃拿出15萬－20萬左右年會經(jīng)費（主要用于晚會節(jié)目、抽獎、聚餐等，不包括優(yōu)秀員工、優(yōu)秀團隊獎）。下面再陳述各小組具體負責(zé)的內(nèi)容。
（3） 節(jié)目組職責(zé)。以各部門企業(yè)文化宣傳干事組成，負責(zé)節(jié)目的征集、初選、排練場地聯(lián)系、評獎、發(fā)獎等，節(jié)目除歌舞、相聲、小品等，還包括游戲、智力搶答等；今年準(zhǔn)備自編自導(dǎo)四個以上節(jié)目，主要反映與員工平時工作、生活密切相關(guān)的真實感人的先進事跡，必須在打動表演者的基礎(chǔ)上，讓觀眾激動與共鳴；表演節(jié)目控制在20個以內(nèi)，初步編排好這些節(jié)目與抽獎等環(huán)節(jié)的穿插，整個年會時間控制在3.5小時內(nèi)。在年會到來半個月內(nèi)，提請協(xié)調(diào)組和組委會對節(jié)目的觀摩和審批，并制作節(jié)目單。年會后，形成本年會節(jié)目組織方面的總結(jié)送組委會。
（4） 現(xiàn)場組職責(zé)?，F(xiàn)場組主要以行政后勤等人員組成，必要時抽調(diào)各部門幾名臨時支援。主要負責(zé)年會現(xiàn)場的燈光、音響、裝點、餐號、餐桌分派、頒獎服務(wù)、拍照攝像、入退場指引、安保協(xié)助、獎票設(shè)計收集等，保持好與節(jié)目組、后勤組、協(xié)調(diào)組的溝通協(xié)調(diào)工作，在年會前一天接受協(xié)調(diào)組、組委會到現(xiàn)場的審查、指導(dǎo)、試聽試看。年會結(jié)束對現(xiàn)場組工作進行及時總結(jié)送組委會。
（5） 道具組職責(zé)。主要由平時負責(zé)辦公用品采購的幾名人員負責(zé)，主要是協(xié)調(diào)節(jié)目組、舞臺搭建等工作需要的化妝、服裝道具租借或購買等，做好抽獎箱、獎票等，做好費用申請、單據(jù)保存、費用報銷等，保持與現(xiàn)場組、節(jié)目組、協(xié)調(diào)組的溝通。年會結(jié)束對本組工作進行總結(jié)送組委會。
（6） 后勤組職責(zé)。主要由行政后勤等人員組成，主要是駕駛員、保安、前臺等，統(tǒng)計年會人數(shù)、保障人員接送、維持現(xiàn)場安全、道具服裝運用、現(xiàn)場物品清運等，保持與現(xiàn)場組、道具組的協(xié)調(diào)，年會前3天向協(xié)調(diào)組、組委會匯報準(zhǔn)備情況。年會后總結(jié)本組工作送組委員。
（7） 協(xié)調(diào)組職責(zé)。主要由HR部門人員組成，負責(zé)嘉賓邀請、年會時間、現(xiàn)場租用、餐標(biāo)確定，協(xié)調(diào)其他各組之間的事宜，無法處理時向組委會請示，年會前2天向組委員匯報本屆年會各方面準(zhǔn)備情況，接受檢查、聽取指導(dǎo)意見。年會后對本屆年會整體工作進行全面總結(jié)送組委會。
（8） 目前的工作。各分部各組委會各小組都在按照既定計劃進行著各項工作的準(zhǔn)備，集團組委會保持著與各組委會的聯(lián)系與溝通，不定期對一些準(zhǔn)備工作進行著跟蹤與檢查，特別是各節(jié)目的準(zhǔn)備、排練情況，當(dāng)然，這些準(zhǔn)備工作原則上是必須利用業(yè)余時間進行的。
3、今年年會幾大變化。
在相比去年年會上，今年年會經(jīng)費投入更大（主要偏重抽獎）、注入節(jié)約理念（舞臺、餐標(biāo)會下調(diào)）、準(zhǔn)備時間更長（比去年提前一月多）、明確節(jié)目創(chuàng)新（增設(shè)節(jié)目各獎項），目前來看，各分部員工參與積極性很高，愿這些變化能夠帶來一場令全體員工格外滿意的年會。
4、扎實做好細節(jié)工作。
年會涉及集團各分部各部門全體員工，只要哪一個分部年會舉辦不甚理想，都會影響整體集團年會的舉辦效果，所以，幾萬人共同做一件事，要保證成功是不容易的事，各分部組委會一定要保證“到現(xiàn)場、看現(xiàn)物、識現(xiàn)人”，不能只聽其言，要“勤跑腿、勤動嘴”，要“多思考、多商量”，要“看到最細節(jié)的部分”，因為任何疏忽或遺漏都可能導(dǎo)致整個年會很大的失誤。
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